Betaalfraude met gewijzigde rekeningnummers herkennen en voorkomen

Een leverancier mailt dat zijn bank is veranderd. De factuur ziet er precies zo uit als altijd, het logo klopt, het factuurnummer volgt netjes op het vorige. Alleen het rekeningnummer is anders. Wie die factuur betaalt, maakt het geld over aan een oplichter. Het bedrag is vaak niet meer terug te halen.

Deze vorm van fraude heeft verschillende namen: factuurfraude, betaalfraude, business email compromise. De kern is steeds dezelfde: iemand zorgt dat jouw bedrijf geld overmaakt naar een rekening die niet van de echte ontvanger is.

Hoe het werkt

Factuurfraude

De oplichter doet zich voor als een bestaande leverancier. Soms met een e-mailadres dat er bijna hetzelfde uitziet, soms vanuit het échte mailaccount van de leverancier, dat eerder is overgenomen. Dat laatste is extra verraderlijk: de mail komt uit een vertrouwd gesprek, met de juiste namen en lopende afspraken.

Het verzoek is altijd een variatie op: “Wilt u voortaan naar dit nieuwe rekeningnummer betalen?” Of er komt direct een factuur met een ander nummer.

CEO-fraude

Bij CEO-fraude doet de oplichter zich voor als iemand binnen je eigen bedrijf, meestal de directeur. Er moet “vandaag nog, vertrouwelijk” een betaling worden gedaan, voor een overname, een belastingkwestie of een nieuwe leverancier. De druk en de geheimhouding zijn het wapen: de medewerker mag er met niemand over praten.

De signalen

Geen enkel signaal is op zichzelf bewijs, maar een combinatie zou alarmbellen moeten laten rinkelen:

• Een wijziging van rekeningnummer per e-mail, zeker als het nummer bij een andere bank of in een ander land staat.
• Haast. “Graag vandaag nog”, “anders stopt de levering”.
• Geheimhouding. “Bespreek dit niet met collega’s.”
• Een afwijkend e-mailadres, soms met maar één letter verschil.
• Een andere toon of taal dan je van deze persoon gewend bent.
• Een verzoek dat buiten de normale procedure valt, zoals een betaling die niet via het gewone factuurproces loopt.

De belangrijkste afspraak: bel terug, via het bekende nummer

Er is één maatregel die het overgrote deel van deze fraude tegenhoudt: controleer elke wijziging van een rekeningnummer telefonisch, via een nummer dat je al had. Dus het nummer uit je eigen leveranciersadministratie, van de website die je zelf opzoekt, of van je vaste contactpersoon.

Niet het nummer in de mail, op de nieuwe factuur of in de handtekening van het bericht. Die kan de oplichter zelf hebben aangepast.

Leg daarbij vast wie er heeft gebeld, met wie, en wanneer. Dan weet je later dat de wijziging is gecontroleerd.

Meer maatregelen

Vier ogen bij wijzigingen in stamgegevens. Laat een tweede persoon goedkeuren voordat een gewijzigd rekeningnummer in de boekhouding wordt opgeslagen. Dan is het niet genoeg om één medewerker te overtuigen.

Extra controle bij de eerste betaling naar een nieuw nummer. Ook als de wijziging is gecontroleerd, is een extra blik bij de eerste betaling verstandig.

Gebruik de controle van je bank. Nederlandse banken controleren al jaren of de naam bij een IBAN past (de IBAN-Naam Check). Sinds oktober 2025 zijn banken in de eurozone verplicht om bij overboekingen te controleren of naam en rekeningnummer bij elkaar horen (Verification of Payee). Neem een waarschuwing daarvan serieus, ook bij een batchbetaling. Een passende naam is wel geen garantie: een oplichter kan een rekening openen op een naam die erop lijkt.

Bescherm je eigen mail. Meerstapsverificatie op alle mailaccounts maakt het lastiger om een account over te nemen en vanuit jouw naam fraude te plegen.

Maak het bespreekbaar. Spreek af dat niemand ooit gestraft wordt voor het nabellen van een verzoek van de directeur. Iedere medewerker moet weten dat “even nabellen” altijd mag.

Als het toch is misgegaan

Snelheid telt. Hoe eerder je handelt, hoe groter de kans dat (een deel van) het geld kan worden tegengehouden.

1. Bel direct je bank en vraag de betaling terug te halen of te blokkeren. Banken hebben hiervoor procedures, ook buiten kantooruren.
2. Doe aangifte bij de politie.
3. Meld het bij de Fraudehelpdesk. Zij verzamelen meldingen en kunnen je verder adviseren.
4. Waarschuw de echte leverancier. Mogelijk is hun mail overgenomen en zijn meer klanten doelwit.
5. Controleer je eigen systemen, zeker als de fraude via een van jullie eigen mailaccounts liep.
6. Leer ervan. Waar had het tegengehouden kunnen worden? Maak daar een afspraak van.

Samengevat

• Wees altijd wantrouwig bij een gewijzigd rekeningnummer, hoe echt de mail ook lijkt.
• Bel terug via het nummer dat je al had, en leg vast dat je hebt gebeld.
• Laat wijzigingen in stamgegevens door een tweede persoon goedkeuren.
• Neem waarschuwingen van je bank serieus.
• Handel binnen uren als het mis is gegaan.

De afspraak “bij een nieuw rekeningnummer eerst bellen” kent iedereen. Het lastige is eraan denken op het moment dat de factuur voorbijkomt. Lees hoe ClickCheck financiële afdelingen daarbij helpt, precies in het betaalscherm.