Inkoopprocedures en bestelgrenzen in een mkb-bedrijf

In een groot bedrijf is er een inkoopafdeling. In een mkb-bedrijf bestelt iedereen een beetje: de monteur zijn onderdelen, de officemanager de koffie en de bureaustoelen, de projectleider de huur van een hoogwerker. Dat is efficiënt, tot het misgaat. Een bestelling die al geplaatst was, een leverancier die veel duurder is dan de vaste, een contract dat stilzwijgend wordt verlengd.

Een inkoopprocedure hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een paar heldere afspraken doen het meeste werk.

Wat een inkoopprocedure regelt

Een goede procedure geeft antwoord op vier vragen:

1. Wie mag bestellen? Iedereen, of alleen bepaalde functies?
2. Tot welk bedrag? Wat mag iemand zelfstandig, en wanneer moet er iemand meekijken?
3. Bij wie? Zijn er vaste leveranciers of raamcontracten?
4. Hoe wordt het vastgelegd? Zodat de factuur later te koppelen is aan een bestelling.

Bestelgrenzen kiezen

De meest gebruikte opzet is een trap van grenzen:

De bedragen zijn een voorbeeld; kies wat past bij jullie omvang en marges. Belangrijker dan het exacte bedrag:

• Maak het per bestelling, niet per regel. Anders is één grote bestelling makkelijk op te knippen.
• Let op het opknippen van bestellingen. Drie bestellingen van € 2.400 bij dezelfde leverancier op één dag zijn in de praktijk één bestelling van € 7.200. Spreek af dat dat niet de bedoeling is.
• Denk aan terugkerende kosten. Een abonnement van € 300 per maand is € 3.600 per jaar. Laat de grens gelden voor de totale contractwaarde.

Vaste leveranciers en raamcontracten

Veel bedrijven hebben afspraken met vaste leveranciers: een vaste korting, een servicecontract, betere levertijden. Die afspraken leveren alleen iets op als er ook bij die leveranciers wordt besteld.

Maak een korte lijst: voor kantoorartikelen deze leverancier, voor IT-hardware die, voor gereedschap weer een andere. Zorg dat die lijst bekend is bij iedereen die bestelt, en vooral op het moment dat ze bestellen. Wie snel iets nodig heeft, opent een zoekmachine, niet het inkoopbeleid.

Nieuwe leveranciers

Bij een nieuwe leverancier horen een paar controles, ook in een klein bedrijf:

• Bestaat het bedrijf? Controleer de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Klopt het btw-nummer?
• Staat het rekeningnummer op naam van het bedrijf?
• Zijn de leverings- en betalingsvoorwaarden acceptabel?

Spreek af wie een nieuwe leverancier mag aanmaken in de administratie, en laat bij voorkeur een tweede persoon meekijken.

Van bestelling tot betaling

In de boekhouding heet de controle aan het eind een three-way match: de bestelling, de ontvangst van de goederen en de factuur moeten met elkaar kloppen. In een mkb-bedrijf kan dat eenvoudig: zorg dat bij elke factuur te zien is wie de bestelling deed en dat het geleverd is. Een ordernummer of projectnummer in het opmerkingenveld helpt al veel.

Hoe je het werkbaar houdt

Een procedure die te veel vraagt, wordt omzeild. Een paar tips:

• Houd het kort. Eén pagina, liefst minder.
• Laat kleine bestellingen vrij. Controle kost tijd; besteed die aan wat ertoe doet.
• Maak goedkeuren snel. Een goedkeuring die een dag duurt, leidt tot bestellingen zonder goedkeuring.
• Zet de afspraak waar het bestellen gebeurt. Een bestelgrens die verschijnt in de webwinkel op het moment van bestellen, wordt veel beter nageleefd dan een grens in een document.

Samengevat

• Bepaal wie mag bestellen, tot welk bedrag en bij wie.
• Werk met een paar heldere bestelgrenzen per bestelling, en let op opknippen en terugkerende kosten.
• Maak vaste leveranciers bekend op het moment van bestellen.
• Controleer nieuwe leveranciers, bij voorkeur met vier ogen.
• Houd het kort en maak goedkeuren snel.

ClickCheck brengt deze afspraken naar de webwinkel zelf: een bestelgrens met goedkeuring, of een melding dat jullie dit normaal bij een andere leverancier bestellen. Lees meer over inkoopafspraken met ClickCheck.