Medewerker uit dienst: checklist voor Microsoft 365
Een collega vertrekt. Wat moet er in Microsoft 365 gebeuren, en in welke volgorde, zodat er geen toegang openblijft en er geen bestanden of mail verloren gaan?
Als een collega vertrekt, moet de toegang dicht. Maar niet zomaar: in het account zitten mail, bestanden en eigendom van teams en groepen waar anderen mee verder moeten. Wie te snel een account verwijdert, verliest gegevens. Wie te langzaam is, laat toegang openstaan.
Deze checklist helpt je de stappen in een logische volgorde te zetten. Hij gaat uit van een gewone situatie in een mkb-omgeving; bij een vertrek in onmin is snelheid nog belangrijker.
Voor de laatste werkdag
Spreek de overdracht af. Wie neemt de mail over? Wie krijgt de bestanden? Wie wordt eigenaar van de teams en groepen waar de vertrekkende collega eigenaar van is? Leg het vast, zodat de beheerder weet wat er moet gebeuren.
Inventariseer de toegang buiten Microsoft 365. Denk aan het boekhoudpakket, de bankomgeving, leveranciersportalen, socialemedia-accounts en gedeelde wachtwoorden. Die vallen niet vanzelf weg met het Microsoft-account.
Op de laatste werkdag: toegang dicht
- Blokkeer het aanmelden. In het Microsoft 365-beheercentrum kun je bij de gebruiker het aanmelden blokkeren. Het account blijft bestaan, maar niemand kan er nog mee inloggen.
- Trek actieve sessies in. Een geblokkeerd account kan nog even ingelogd blijven op apparaten waar het al actief was. Meld de gebruiker af bij alle sessies, zodat ook bestaande aanmeldingen vervallen.
- Stel een nieuw wachtwoord in. Als extra zekerheid, zeker als het wachtwoord ook ergens anders bekend kan zijn.
- Verwijder MFA-methoden. Haal geregistreerde telefoons en authenticatorapps weg, zodat een oud toestel geen toegang meer kan bevestigen.
- Controleer doorstuurregels. Kijk of er in de mailbox regels staan die mail doorsturen naar een extern adres, en haal die weg.
Mail en bestanden overdragen
- Zet de mailbox om naar een gedeelde mailbox. Dan kunnen collega’s de mail blijven lezen en beantwoorden. Een gedeelde mailbox heeft geen eigen licentie nodig zolang hij onder de 50 GB blijft en er geen archief of bewaarbeleid op staat dat een licentie vereist. Stel eventueel een automatisch antwoord in met een nieuw contactadres.
- Draag OneDrive over. Geef de leidinggevende of opvolger toegang tot de OneDrive-bestanden. Let op: na het verwijderen van een gebruiker blijft de OneDrive standaard nog 30 dagen bewaard, daarna is hij weg. Die termijn kun je in het SharePoint-beheercentrum aanpassen, maar het is veiliger om de bestanden vóór het verwijderen te verplaatsen.
- Wijs nieuwe eigenaren aan voor teams, groepen en SharePoint-sites waar de vertrekkende collega (enige) eigenaar van was.
Licenties en apparaten
- Verwijder licenties. Zodra mailbox en bestanden geregeld zijn, haal je de licenties van het account. Let op: een vrijgekomen licentie kost nog steeds geld zolang hij in je abonnement zit. Verlaag het aantal of wijs hem toe aan een nieuwe collega.
- Regel de apparaten. Laat laptop, telefoon en eventuele toegangspassen inleveren en registreer dat. Werken jullie met Intune of een ander beheerplatform, wis of ontkoppel dan de zakelijke apparaten en gegevens.
- Wijzig gedeelde wachtwoorden waar de collega bij kon, zoals een gedeeld wifiwachtwoord of een gedeeld account bij een leverancier.
Pas daarna: het account verwijderen
- Verwijder het gebruikersaccount als alles is overgedragen. Een verwijderde gebruiker kun je in Microsoft 365 nog 30 dagen terugzetten. Daarna is het definitief.
Leg vast wat je hebt gedaan
Noteer wie welke stap heeft uitgevoerd en wanneer. Dat lijkt overbodig, tot een accountant, een klant of een rechter een jaar later vraagt of de toegang van een oud-medewerker echt is ingetrokken.
Waarom het vaak misgaat
Het probleem is zelden dat beheerders niet weten wat er moet gebeuren. Het probleem is dat offboarding in een klein bedrijf een paar keer per jaar voorkomt. Net vaak genoeg om te denken dat je het weet, en net zelden genoeg om een stap te vergeten. Vaak doet een andere persoon het dan de vorige keer. En de checklist staat ergens in een document dat op dat moment niemand openslaat.
Samengevat
- Spreek de overdracht vooraf af.
- Eerst de toegang dicht: blokkeren, sessies intrekken, MFA weg, doorstuurregels controleren.
- Dan mail en bestanden overdragen, vóór het verwijderen van het account.
- Licenties en apparaten regelen, gedeelde wachtwoorden wijzigen.
- Pas als laatste het account verwijderen, en vastleggen wat je deed.
Met ClickCheck verschijnt deze checklist vanzelf zodra iemand in het beheercentrum op “Gebruiker verwijderen” klikt. Lees meer over ClickCheck voor Microsoft 365.