Vierogenprincipe
Vier ogen, ook als de software er geen rekening mee houdt.
Een tweede paar ogen bij grote bedragen en gevoelige wijzigingen is een goede afspraak. Alleen ondersteunen de meeste webwinkels, portalen en pakketten het niet. ClickCheck legt het eroverheen.
Lisa · Medewerker
Winkelwagen (3)
| Bureaustoel Ergo 400 | 6 × € 495 | € 2.970 |
|---|---|---|
| Zit-sta-bureau 160 × 80 | 2 × € 720 | € 1.440 |
| Monitorarm dubbel | 4 × € 110 | € 440 |
Bestelling geplaatst. Ordernummer KP-20481. Met goedkeuring van Sanne, vastgelegd in het auditlogboek.
Bestelling niet geplaatst.
Sanne · Directie
ClickCheck
Goedkeuringen
Geen openstaande verzoeken.
Lisa de Vries wil bestellen bij kantoorpartner.voorbeeld
€ 4.850
Regel: bestellingen boven € 2.500
Reden Geen reden opgegeven
Goedgekeurd · zojuist
Afgewezen · zojuist
Het gat
De afspraak bestaat. De controle niet.
In veel mkb-bedrijven is het vierogenprincipe een mondelinge afspraak: boven een bepaald bedrag even langs de directeur, bij een nieuwe leverancier even overleggen. Dat werkt zolang iedereen het weet en het niet druk is.
De webwinkel van de leverancier vraagt niet om goedkeuring. Het bankportaal kent wel een tweede handtekening, maar niet voor elke rekening. En het inkoopportaal van een klant heeft er al helemaal geen instelling voor.
ClickCheck zet de controle op de plek waar de handeling gebeurt. De medewerker vraagt goedkeuring aan, de goedkeurder beslist op zijn telefoon, en pas daarna gaat de klik door.
Waar het telt
Waar bedrijven een tweede paar ogen inzetten.
-
Een bestelling boven het afgesproken bedrag.
Goedkeuring van leidinggevende
-
Een betaling naar een nieuw of gewijzigd rekeningnummer.
Goedkeuring door tweede persoon
-
Een nieuwe leverancier aanmaken in het boekhoudpakket.
Goedkeuring van de financiële administratie
-
Beheerrechten toekennen in Microsoft 365.
Goedkeuring van IT-verantwoordelijke
-
Een creditnota boven een vast bedrag.
Bevestiging met reden
Zo verloopt het
Van klik tot besluit, zonder mailtjes heen en weer.
- De medewerker klikt
ClickCheck herkent de handeling en ziet dat de voorwaarde klopt, bijvoorbeeld een bedrag boven € 2.500.
- Verzoek met context
De medewerker vraagt goedkeuring aan, eventueel met een reden. De goedkeurder ziet bedrag, website, regel en reden.
- Besluit op de telefoon
Goedkeuren of afwijzen kan vanaf de telefoon. De medewerker ziet het besluit direct in de browser.
- Eén keer geldig
Een goedkeuring geldt alleen voor deze ene handeling, door deze persoon, binnen een korte termijn. Niet voor de volgende bestelling.
Een goedkeuring is gekoppeld aan precies die handeling. Je kunt hem niet bewaren voor een andere bestelling of doorschuiven naar een collega.
Veelgestelde vragen
Wat als de goedkeurder niet bereikbaar is?
Je kunt per regel meerdere goedkeurders of een groep instellen. Wie het eerst beslist, bepaalt de uitkomst.
Mag je je eigen verzoek goedkeuren?
Nee. Het hele punt van vier ogen is dat het iemand anders is.
Waar zie ik later wie wat heeft goedgekeurd?
In het auditlogboek in het dashboard: wie vroeg, wie besliste, wanneer, en bij welke regel.
Maak één keer een fout. Niet twee keer.
Gratis voor 3 gebruikers en 3 regels. Geen creditcard nodig.