Vierogenprincipe in het mkb: zo pak je het aan

Het vierogenprincipe is simpel: een belangrijke handeling wordt niet door één persoon alleen uitgevoerd. Iemand doet het, een tweede persoon kijkt mee en keurt goed. Banken, accountants en overheden werken er al decennia mee. Voor een mkb-bedrijf is het minstens zo nuttig, maar de uitvoering moet anders. Je hebt geen afdeling interne controle en vaak maar één persoon die de betalingen doet.

Waarom vier ogen werken

Het principe beschermt tegen twee dingen tegelijk.

Vergissingen. Een extra nul in een bedrag, een verkeerde leverancier, een factuur die al betaald was. Wie zelf iets heeft ingevoerd, leest er makkelijk overheen. Een tweede persoon kijkt met frisse ogen.

Misbruik en fraude. Als één persoon alleen een betaling kan aanmaken én goedkeuren, is er niemand die het merkt als het misgaat. Dat geldt voor fraude van binnenuit, maar vaker nog voor fraude van buitenaf: een oplichter die zich voordoet als leverancier of directeur heeft het een stuk lastiger als er altijd een tweede persoon tussen zit.

In de literatuur over interne beheersing heet dit functiescheiding: de taken aanmaken, goedkeuren en uitvoeren liggen bij verschillende mensen. Het vierogenprincipe is de lichtste vorm daarvan.

Waar je het inzet

Niet alles hoeft langs twee personen. Dan wordt het traag en gaat iedereen eromheen werken. Kies de handelingen waar een fout veel kost of moeilijk terug te draaien is:

Betalingen boven een grens, bijvoorbeeld alles boven € 5.000 of € 10.000.
Betalingen naar een nieuw of gewijzigd rekeningnummer, ongeacht het bedrag. Dit is de klassieke ingang voor factuurfraude.
Wijzigingen in stamgegevens, zoals een nieuw rekeningnummer van een leverancier in de boekhouding.
Bestellingen en contracten boven een grens, zeker bij leveranciers waar nog geen afspraken mee zijn.
Creditnota’s en kortingen boven een bepaald bedrag.
Beheerrechten in systemen, zoals een nieuwe globale beheerder in Microsoft 365.

Grenzen kiezen

Een veelgemaakte fout is één grens voor alles. Een betaling van € 2.000 aan de vaste energieleverancier is iets anders dan € 2.000 aan een nieuwe leverancier uit het buitenland. Werk liever met een paar duidelijke regels:

Een grens per soort handeling (bestellen, betalen, crediteren).
Altijd vier ogen bij iets nieuws: een nieuwe leverancier, een nieuw rekeningnummer, een nieuw land.
Een tweede, hogere grens waarboven de directie meekijkt.

Leg de grenzen vast en vertel ze aan iedereen die ermee te maken heeft. Een grens die alleen de controller kent, werkt niet.

Als maar één persoon de administratie doet

In veel kleine bedrijven doet één persoon de hele administratie. Vier ogen lijkt dan onmogelijk, maar het kan wel:

De eigenaar of directeur keurt goed. Bijvoorbeeld via de tweede handtekening in de bankomgeving, die de meeste zakelijke banken aanbieden.
De accountant of het administratiekantoor kijkt mee bij betalingen boven de grens of bij gewijzigde rekeningnummers.
Splits aanmaken en uitvoeren. De administrateur zet betalingen klaar, de directeur verstuurt ze.

Het gaat er niet om dat de tweede persoon alles narekent. Het gaat erom dat er een moment is waarop iemand anders bewust kijkt.

Het grootste risico: een stempelmoment

Het vierogenprincipe faalt zelden omdat het er niet is. Het faalt omdat de tweede persoon niet echt kijkt. Na de vijftigste goedkeuring per week klik je op Akkoord zonder te lezen. Een paar dingen helpen:

Laat goedkeuren alleen gebeuren waar het telt. Hoe minder goedkeuringen, hoe beter er gekeken wordt.
Geef de goedkeurder context. Bedrag, ontvanger, reden en de regel die van toepassing is. Zonder context kun je niet beoordelen.
Maak het makkelijk om nee te zeggen. Een afwijzing met een korte toelichting (“eerst een tweede offerte”) moet normaal zijn, niet confronterend.
Een goedkeuring geldt voor één handeling. Niet voor “de bestellingen van deze week”.
Je keurt nooit je eigen verzoek goed. Ook niet als het druk is.

Vastleggen zonder bureaucratie

Je wilt later kunnen zien wie wat heeft goedgekeurd. Bij een geschil met een leverancier, bij een vraag van de accountant of na een incident. Een mailtje “akkoord” in iemands inbox is daar slecht voor. Zorg dat de goedkeuring op één plek wordt vastgelegd, met tijdstip en context.

Het moment is alles

De beste afspraak helpt niet als niemand eraan denkt op het moment dat het moet. Een medewerker die op vrijdagmiddag een spoedbestelling plaatst, zoekt niet eerst het inkoopbeleid op. Daarom werkt het vierogenprincipe het best als het vanzelf in beeld komt: op het scherm waar de bestelling of betaling gebeurt.

Samengevat

Kies een beperkt aantal handelingen waarbij een tweede persoon meekijkt.
Werk met grenzen per soort handeling en altijd vier ogen bij iets nieuws.
Ook als maar één persoon de administratie doet, is het mogelijk: met directie, accountant of een tweede handtekening.
Geef de goedkeurder context en maak afwijzen normaal.
Leg goedkeuringen vast, en zorg dat de afspraak verschijnt op het moment van de handeling.

Wil je zien hoe dat in de praktijk werkt, ook in webwinkels en portalen die zelf geen goedkeuring kennen? Lees over het vierogenprincipe met ClickCheck.